Cómo Mantener El Orden En El Trabajo

Una de las facetas en las cuales el desorden causa más estragos es en nuestra vida laboral. Sin importar en qué se desempeñe una persona, si es desorganizada tarde o temprano tendrá consecuencias que podrían hasta hacerle perder su empleo o su inversión.

El desorden puede causar los siguientes errores, entre muchos otros:

• Perder un documento importante
• Pasar por alto el correo que el jefe envió como “urgente”
• Llegar tarde a nuestro trabajo o a compromisos con los clientes
• Estar ausentes en una reunión en la cual se contaba con nuestros aportes
• Olvidar recoger un pasajero
• Ignorar quién nos debe dinero, o cuánto dinero nos debe
• Perder dinero porque… se nos pierde el dinero
• Perder nuestras herramientas de trabajo
• Echar a perder la materia prima
• Olvidar la fecha de entrega de un pedido
• Tomar mal una orden en un restaurante
• Perder un contrato por no enviar la documentación a tiempo
• No entregar el trabajo en la fecha acordada con el cliente
• Olvidar darle al supervisor ESE recado telefónico urgente que le dejó su jefe… ups!

Como puedes ver, las consecuencias de la desorganización en el trabajo son muchas y casi todas muy graves.

Ideas para organizarse en el trabajo

A diferencia de las consecuencias, que pueden ser comunes a muchas ocupaciones, las herramientas que utilicemos para organizarnos van a depender de la naturaleza de nuestro trabajo y de nuestra personalidad.

Dependiendo de nuestras labores, podemos:

• Mantener un portafolio para nuestros clientes y dedicar una página a cada proyecto o cliente, y usarlas para registrar las llamadas telefónicas, los acuerdos que se tomaron y las fechas importantes relativas a cada proyecto.
• Echar mano de calendarios, ya sea impresos o en formato digital.
• Conseguir un cuaderno y dedicar una página por día para apuntar las tareas o compromisos pendientes.
• Designar un sobre (plástico o manila) exclusivo para facturas, recibos de dinero, etc.
• Aprovechar las facilidades tecnológicas como los filtros de correo electrónico y las etiquetas, para destacar los correos importantes.
• Apuntar las órdenes en notitas adhesivas mientras se ingresan al sistema.
• Tener a mano una pizarra acrílica para tomar notas durante las llamadas telefónicas, enumerar los pendientes, o para apuntar las tareas requeridas para un proyecto.
• Poner recordatorios en nuestro teléfono celular.
• Manejar un archivo de excel para ingresar nuestra existencia de materiales o materia prima, y hacer rotación de inventarios (esto es aplicable a empresas caseras pequeñas, ya que las empresas medianas y grandes tienen su propio sistema de inventarios y rotación de los mismos).
• Planear para lo inesperado. Trata de completar un trabajo uno o dos días antes de lo que espera el cliente. Así tendrás ventaja en caso de que la computadora se te dañe, se atrase la impresión de un reporte o cualquier otra eventualidad.
• Confirmar las citas el día anterior, y planear el día lo mejor posible de acuerdo a éstas.