Una de las estrategias más recomendadas y eficaces para mejorar el manejo del tiempo es hacer una lista de todas las cosas que tienes por hacer. Pero luego de que tienes tu lista de pendientes, necesitas saber exactamente qué hacer después. Qué puede esperar un poco, qué DEBES hacer ya, ahora, en este instante, con cuál de esas tareas harás mejor uso de tu tiempo.

 

 

[Tweet “Cuando no tenemos claras nuestras prioridades, tendemos a seguir el camino más fácil.”]

 

Entonces, revisamos nuestra lista de pendientes, y nuestro cerebro (que es tan astuto) nos hace escoger las tareas más fáciles usando alguna excusa que suena lógica (“voy a hacer lo que me quita menos tiempo primero”), y dejamos las tareas más difíciles y menos divertidas “para después”, y ese “después” nunca llega, o peor aún, nos damos cuenta de que tenemos que hacer esas tareas cuando ya es demasiado tarde para completarlas con éxito.

 

 

Cómo establecer nuestras prioridades correctamente y sin autoengaños?

 

Una gran ayuda para hacerlo es analizar la manera en que trabajamos, la forma en que nuestro cerebro se siente más a gusto a la hora de pensar en hacer algo. Es menos fatigoso ir con la corriente que contra ella, así que hay que facilitar que nuestro cerebro, que siempre nos está poniendo trampas para distraernos, logre entrar en “modo trabajo”.

 

Pero antes de hacer este análisis, debemos saber cuáles son esas cosas que debemos hacer. Así que vamos a tomar un papel, y vamos a ir anotando todas las tareas que tengamos pendientes. Esta va a ser nuestra lista maestra de pendientes. Si hacemos este ejercicio el domingo por la noche, o el lunes por la mañana, podremos usar esta lista maestra de pendientes para planificar nuestras tareas durante toda la semana.

 

 

1. Para quien necesita tener una idea clara de todo lo que está sucediendo en su cabeza al mismo tiempo

Las personas que no pueden enfocarse en una sola cosa y dejar el resto aparte, sino que tienen que tener frente a ellas todo lo que necesita hacer durante el día, es bueno confeccionar una matriz de urgencia e importancia. Esta matriz fue propuesta por Stephen Covey en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” y consiste en dividir una hoja de papel en 4 secciones, a la mitad de arriba abajo, y de lado a lado. Cada cuadrante se llamará así:

Cuadrante 1 – Importante y urgente: hacer el reporte que debo presentar mañana, preparar la comida porque debo servirla en media hora y todo el mundo está muerto de hambre.

Cuadrante 2 – Importante pero no urgente: preparar la investigación de la universidad para dentro de 4 meses, llevar el carro a su revisión de rutina, hacer ejercicio.

Cuadrante 3 – Urgente pero no importante: atender la llamada del cliente y enviarle el estado de cuenta que me solicitó, interrupciones, correos de seguimiento que tengo que responder, cortar el zacate del jardín.

Cuadrante 4 – No importante y no urgente: pasar tiempo en redes sociales, cambiar los bombillos por otros más decorativos, cualquier otra tarea que pueda ser eliminada sin mayor consecuencia ni presente ni futura.

 

A mí me gusta llamar a estos cuadrantes de otra forma, porque así los entiendo mejor. Los llamo:

• Cuadrante 1 – DEBO
• Cuadrante 2 – DEBERÍA
• Cuadrante 3 –TENGO QUE
• Cuadrante 4 – ME GUSTARÍA

 

 

De cualquiera de las dos maneras servirá igual. Ya cuando tengamos nuestra matriz, vamos a ir analizando cada tarea, y ubicándola en el cuadrante que corresponda.

 

Como tareas prioritarias, vamos a realizar las del Cuadrante #1 cuanto antes.

 

Las tareas del Cuadrante #2 son tareas que nos traerán beneficios directos a futuro, entonces debemos realizarlas de inmediato, luego de terminar las del Cuadrante #1.

 

Si nuestro tiempo es súper limitado, o si las tareas de los cuadrantes #1 y 2 son demasiadas, podríamos considerar delegar las tareas del Cuadrante #3, o hacerlas después, si todavía es necesario hacerlas, o limitar el tiempo que dedicamos a ellas. Por ejemplo, podríamos limitar el tiempo que dedicamos a procesar correos a 1 hora en la mañana y 1 hora al final de la tarde. Estas tareas generalmente son importantes para otras personas, así que hay que ser muy juiciosas respecto a cuánto tiempo les dedicamos.

 

Las tareas del Cuadrante #4 podrían simplemente no hacerse, o hacerse durante el fin de semana o cuando tengamos vacaciones, o en otro momento, cuando ya no tengamos nada más que hacer. Jaja! Suerte con ellas!

 

 

A veces, al pasar los días, las tareas van a brincar de cuadrante, o van a aparecer nuevas tareas en los diferentes cuadrantes. Debemos estar al pendiente de estos cambios, de manera que no se nos quede ninguna tarea de Cuadrante 1 por hacer, y que hagamos tantas tareas de los Cuadrantes 2 y 3 como nos sea posible.

 

 

 

2. Para quien necesita un gran empujón al inicio del día

Para este enfoque, cada día deberás identificar la tarea más difícil que tienes pendiente, la más grande, la que más te cuesta, reunir todas tus energías y hacerla a primera hora del día (o al inicio de tu jornada de trabajo, sin importar la hora). Ya que has logrado conquistar esa gran meta, completar ese objetivo tan difícil que veías tan imposible, todo lo demás se sentirá como cuesta abajo. Todo lo demás, de repente es más fácil, porque ya hiciste lo más difícil y lo que menos querías hacer.

 

Pero, para aplicar esta técnica hay que tener muchísima disciplina y fuerza de voluntad. Es como tirarse de cabeza en agua helada: si se piensa mucho no se hace nunca. No le des mucha vuelta, no te entretengas en mucho autoconvencimiento, simplemente toma aire, y lánzate.

 

 

 

 

3. Para quienes gustan de los retos continuos a lo largo del día

Esta manera de priorizar es como correr una carrera de obstáculos: se toma un impulso, se celebra una pequeña victoria, luego otro impulso, y otra victoria, y así.

 

Para usar este método, debes escoger las tres tareas más importantes de la lista maestra de pendientes, y realizar esas 3 tareas lo más pronto posible. Cuando hayas terminado, escoges las otras 3 tareas más importantes de entre las que queden, y les entras con todas las ganas. Y así continúas hasta que se te acaben las tareas, o se te acabe el día.

 

De esta manera se obtiene una inyección de energía cada cierto tiempo, que ayudará a tomar coraje para completar más tareas. Puedes inclusive aprovechar los ciclos de energía naturales de tu cuerpo y planificar tareas más difíciles o intelectuales en los momentos en que tengas más energía, y otras más tediosas o rutinarias para aquellos momentos en que no puedas pensar demasiado profundamente.

 

Posiblemente, la mayoría de los días sólo logres completar las primeras 3 tareas, pero al menos te habrás asegurado de haber hecho las 3 tareas más importantes que tenías pendientes.

 

 

 

Me encanta planear mi día! Es como iluminar el camino por el que debo transitar =)

 

 

Qué otras estrategias usas para planificar tu día y priorizar tus tareas diarias?