Hace unos días hablábamos de cómo hacer una rutina, y determinamos que debíamos hacer una lista de tareas para el día.
Pero qué tal si ya estamos acostumbradas a hacer una lista de pendientes, pero aún así la cosa no parece estar funcionando como debería?
Hace cuánto tiempo no revisas tu lista de pendientes a profundidad? Te has puesto a pensar cuántas tareas tienes en ella, o si desde hace tiempo vienes arrastrando una tarea que ya no tiene sentido hacer? Qué pasa si continúas agregando tareas a tu lista de pendientes mucho más rápido de lo que logras completar tareas, y la lista sigue y sigue creciendo hasta ocupar varias páginas de tu libreta de apuntes?
Una lista de pendientes que no está organizada es reflejo de una mente que también está desorganizada. La lista de tareas pendientes es una herramienta muy valiosa, pero si no está actualizada, organizada y al día, más bien será un obstáculo para hacer y encontrar tus pendientes.
Cómo organizar tu lista de pendientes?
Revísala a diario
Si hace ya varias semanas que vienes arrastrando las mismas tareas, sin llegar a completarlas, o no son tan importantes, o lo fueron pero ya no lo son. Revisa tu lista y elimina lo que ya no necesites hacer, lo que ya no es importante, lo que ya pasó, reléela varias veces al día para asegurarte de que vas avanzando.
Prioriza tus tareas
En tu lista de pendientes deben estar sólo las tareas que definitivamente no se te pueden olvidar. Todo lo que sean cosas que “quiero hacer”, deben estar en otro lugar, y cuando termines tu lista de tareas pendientes podrás tomar cosas de tu lista de “quieros”.
Delega!
Si tu lista parece una interminable letanía, por más que trates de completar el mayor número de tareas posible, la lista no se va a acortar ni una pulgada. Qué hacer en este caso? Piensa en aquellas tareas que podría hacer otra persona, y delégalas. Da un paso más allá, concentrándote en hacer primero las tareas que definitiva y exclusivamente debes hacer tú misma, las cosas que nadie más puede hacer por ti (como estudiar, por ejemplo).
Reescribe tus tareas
Para el cerebro, es más fácil ponerse en acción cuando se le da un verbo como “hacer”, “entregar”, “leer”, etc. Cuando una tarea está escrita de manera vaga, por ejemplo: “Reporte financiero”, el cerebro no sabrá inmediatamente qué tiene que hacer con ese reporte financiero: Prepararlo? Imprimirlo? Entregarlo? Analizarlo? Le tomará más tiempo y esfuerzo recordar cuál era la acción que debía tomar. Al incluir una tarea en tu lista de pendientes, asegúrate de iniciarla con un verbo que impulse a la acción. Algunos de estos verbos pueden ser:
Llamar – Comprar – Eliminar – Imprimir – Organizar – Llenar – Investigar – Preparar – Revisar – Buscar – Reunir – Escribir – Analizar – Colocar – Transportar – Llamar – Examinar – Ejecutar – Evaluar – Terminar
Completa tareas de inmediato
En lugar de perder el tiempo escribiendo en la lista una tarea que te toma menos de dos minutos completar, hazla de una vez! A menos que te encuentres lejos del lugar donde debes realizar la tarea, esfuérzate y completa todas esas pequeñas tareas de una vez. Así no engordarás más tu lista de pendientes, y será más fácil manejarla.
Ubica tareas en su verdadera fecha
Si no puedes realizar una tarea sino hasta cierto día, no la incluyas en tu lista de quehaceres, sino en tu calendario. Llegado el día, la incluirás en tu lista de ese día. Por ahora, no cargues con ella innecesariamente.
Como lo dije antes, la lista de quehaceres pendientes es una gran herramienta, pero como todo sistema de organización, hay que darle mantenimiento continuo para que funcione adecuadamente. Revisa tu lista, reléela con frecuencia, y procura “no alimentarla demasiado” para que no se convierta en el monstruo de ocho cabezas que te atemoriza con sólo volver a verla =D
