Organizando El Trabajo

Hace unos días tocamos el tema de cómo organizarse en el trabajo, vimos los muchos problemas que conlleva ser desordenados en nuestras labores, y te di algunas sugerencias para tener un poco más de orden al trabajar.

Siguiendo con este tema, hoy hablaremos de acciones específicas que puedes realizar ya mismo para ordenarte en tu trabajo y ser más productiva(o). Sabías que una persona promedio desperdicia seis horas cada semana buscando documentos, correos, herramientas o artículos necesarios para sus labores? Increíble, verdad? Casi un día entero de trabajo. Imagínate todo lo que podrías hacer con ese tiempo!

No desperdicies más tiempo!

1. Desecha todo lo innecesario. Generalmente tendemos a guardar todos y cuantos papeles y correos llegan a nuestras manos o a nuestra computadora. Talvez es sólo un post-it, una tarjeta de presentación, o un brochure, y lo ponemos en un folder o en la gaveta “para luego”. Pero ese “luego” nunca llega; lo que sí llega es el momento en que tus gavetas están a punto de estallar por todo ese montón de papelitos que has ido guardando. Lo mismo aplica para los correos. No los guardes todos. Guarda sólo aquellos que en el futuro te podrían servir como prueba de que sí hiciste algo, o de que sí enviaste cierta información. No guardes boletines informativos, ni las cadenas interminables de los compañeros poniéndose de acuerdo para la fiesta de fin de año. La gran mayoría de documentos nunca se vuelven ni a buscar ni a necesitar, así que sé muy selectiva(o) con lo que guardas. Y si lo guardas, procura que sea en un archivo o una carpeta debidamente etiquetada, no “en donde caiga”. Los tres segundos que te toma archivar un documento adecuadamente te ahorrará mucho tiempo en caso de que llegues a necesitarlo luego.
2. Organiza tu espacio por zonas. Dependiendo de tus funciones, puedes dividir tu espacio de trabajo en zonas, cada una con sus respectivas herramientas a la mano. Así no tendrás que detener tu trabajo para ponerte a buscar lo que necesitas a cada momento.
3. Guarda lo que no uses frecuentemente. Seguramente has escuchado a gente decir que el estado en que una persona mantiene su escritorio dice mucho de cómo ésta es. Pues es cierto. Deja sobre tu escritorio solamente aquellas cosas que necesites con frecuencia. No hay necesidad de tener afuera la grapadora, la cinta adhesiva, tijeras, marcadores o papeles si los usas muy poco. El tener espacio libre sobre tu escritorio te ayudará a ser más ordenada(o) en otros aspectos de tu trabajo, será más difícil que pierdas cosas, y hasta tendrás espacio para poner una foto bonita, una plantita o un adorno que hagan más agradable tu espacio de trabajo.
4. Analiza las tareas pendientes. Al iniciar el día, o mejor aún el día anterior, revisa tu lista de tareas pendientes, y determina cuáles de ellas son prioritarias. Si tu trabajo te lo permite, determina también cuáles pueden ser delegadas a tu asistente o a otro compañero, y cuáles definitivamente debes hacer tú. Completa las tareas prioritarias y no-delegables a primera hora del día, así avanzarás mucho en tu jornada, y si surge algún contratiempo y te queda algo pendiente, no será algo tan crucial.
5. Evita distracciones innecesarias. Recuerda que el tiempo de tu trabajo es para trabajar. No consultes el Facebook o tu correo personal durante tus horas laborales. Pon tu celular en modo silencioso, y no estés respondiendo a todos y cada uno de los mensajes de texto que te envían. Designa momentos específicos para hacer estas cosas, como durante tus “breaks”, hora de almuerzo, o digamos durante 10 minutos cada dos horas, mientras vas por agua o haces tu estiramiento. De esta forma evitarás tener que quedarte al final de la jornada a terminar todo lo que debiste hacer en el día.