Creo que el único aspecto de mi vida en el que nunca dejo caer la bola es en lo que respecta a mi trabajo (a excepción de mi trabajo acá en la página, que, aunque lo veo también como trabajo, lamentablemente es una parte que casi siempre se me queda de última, pero estoy trabajando en mejorar eso). En todos los trabajos que he tenido, me he caracterizado por llevar mis deberes al día, encontrar maneras de hacer las cosas más eficientemente, e inclusive hacerme cargo de funciones más allá de mi puesto. Y esto lo he logrado gracias a que he aprendido técnicas para aprovechar mejor el tiempo y ser más productiva.

Antes de que dejes de leer este artículo pensando que no te sirve porque no trabajas fuera de casa, te cuento que la información que sigue le sirve tanto a quien trabaje en el hogar, como a quien trabaje en una oficina o en cualquier otro tipo de trabajo, porque vamos a hablar de cómo aumentar la productividad. Y todas queremos ser más productivas, y aprovechar mejor nuestro tiempo, cierto?

Bueno ya, mucho rodeo. Entremos en materia.

Al pensar en el tema de este artículo, veo junto a mi computadora un block de notitas autoadhesivas (“Post-its”) de esos cuadraditos comunes y corrientes que venden en todo lado. Y me pongo a pensar en las diferentes maneras que tengo de usarlos para aumentar mi productividad.

La ventaja de las notitas autoadhesivas es que son muy económicas. Generalmente las venden en blocks creo que de 100 notitas, las cuales nos durarán para bastante rato. Y hasta vienen en diferentes colores, para poder hacer un código de color si es necesario.

A continuación te presento 4 formas de usar Post-its para ser más productiva:

1. Para establecer nuevos hábitos o recordar nuevas rutinas

Es muy fácil colocar una notita autoadhesiva en un lugar visible para ayudarnos a establecer y/o reforzar un hábito. Las notitas también me han servido cuando he iniciado en algún trabajo nuevo, para recordar mis nuevas funciones: limpiar el correo, correr cierto reporte a las 10 am, etc. En lugar de quedarme “en neutro” pensando qué tenía que hacer hoy, tengo mi notita justo al frente y con eso ya comienzo la rutina del día rápidamente, sin perder tiempo.

2. Para ordenar las tareas prioritarias del día

Siempre mantengo una lista maestra de cosas por hacer, no sólo en el trabajo sino también para las cosas de la casa y a nivel personal. El problema es que cuando una lista de estas se vuelve muy grande, deja de ser una herramienta y se convierte en un estorbo que no volvemos ni a ver. Para ayudarme a manejar esa lista de quehaceres y que no se me haga monstruosa, cada día escojo 3 tareas (o a veces 4 ó 5, dependiendo de qué tanto tenga pendiente, o qué tanto tiempo tenga para dedicar a completar esas tareas), y las escribo en post its que luego pongo a la par de mi zona de trabajo, o en la portada de mi agenda. Conforme voy terminando esas tareas, les hago una X encima (se siente súper bien poder tacharlas!) y las pongo en otro lado de la zona de trabajo para ver cuánto he ido avanzando, o a veces simplemente las boto. Si termino esas 3 cosas prioritarias rápidamente, escojo otras 3 y repito el proceso.

3. Para aumentar la motivación y ver el progreso de mi trabajo

Si tengo muchas tareas prioritarias para un solo día, o si quiero ver qué tanto he avanzado en un proyecto, se me ha ocurrido hacer lo siguiente: divido una pizarra o la superficie del escritorio en 3 partes verticales, y arriba de cada sección pongo:

• Por Hacer
• Haciendo
• Hecho

Luego, escribo en mis notitas Post-it todas las tareas que tengo pendientes, o todos los pasos de mi proyecto, y los ubico en cada sección. Cuando termino una tarea, la muevo a la sección “Hecho”, y luego tomo una de la primera sección y la muevo a la sección “Haciendo”.

Además de motivarme al permitirme tener una representación visual del progreso de mi trabajo, este sistema me mantiene enfocada en lo que tengo que hacer, ya que frente a mí tengo la notita de “Haciendo”, la cual me recuerda que debo estar trabajando en eso, en lugar de hacer otras cosas.

4. Para inspirarme

Me gusta escribir frases motivadoras y fragmentos de artículos o libros para mantenerme motivada e inspirada. Estas notitas las pongo en mi agenda, o en algún otro lugar donde las pueda ver constantemente. Algunas de las que tengo actualmente son:

• “El éxito pertenece a aquellos que se atreven a alcanzarlo”.
• “Ve despacio y confía en el proceso”.
• “Si no está en la agenda, no sucederá”.
• “No dejes que tu ‘hoy’ esté muy lleno de tu ‘ayer'”.
• “No debes hacerlo perfecto, sólo debes HACERLO”.

Podrá parecer cursi tener estas frases anotadas por todo lado, pero la verdad me gusta verlas y me motivan mucho.

Así que estas son las 4 maneras en que utilizo notitas autoadhesivas Post-its para aprovechar mejor mi tiempo, ser más productiva y poner orden en mis quehaceres.

Cuál te gustaría implementar?