Una de las facetas en las cuales el desorden causa más estragos es en nuestra vida laboral. Sin importar en qué se desempeñe una persona, si es desorganizada tarde o temprano tendrá consecuencias que podrían hasta hacerle perder su empleo o su inversión.

El desorden puede causar los siguientes errores, entre muchos otros:

  • Perder un documento importante
  • Pasar por alto el correo que el jefe envió como “urgente”
  • Llegar tarde a nuestro trabajo o a compromisos con los clientes
  • Estar ausentes en una reunión en la cual se contaba con nuestros aportes
  • Olvidar recoger un pasajero
  • Ignorar quién nos debe dinero, o cuánto dinero nos debe
  • Perder dinero porque… se nos pierde el dinero
  • Perder nuestras herramientas de trabajo
  • Echar a perder la materia prima
  • Olvidar la fecha de entrega de un pedido
  • Tomar mal una orden en un restaurante
  • Perder un contrato por no enviar la documentación a tiempo
  • No entregar el trabajo en la fecha acordada con el cliente
  • Olvidar darle al supervisor ESE recado telefónico urgente que le dejó su jefe… ups!

Como puedes ver, las consecuencias de la desorganización en el trabajo son muchas y casi todas muy graves.

Ideas para organizarse en el trabajo

A diferencia de las consecuencias, que pueden ser comunes a muchas ocupaciones, las herramientas que utilicemos para organizarnos van a depender de la naturaleza de nuestro trabajo y de nuestra personalidad.

Dependiendo de nuestras labores, podemos:

  • Mantener un portafolio para nuestros clientes y dedicar una página a cada proyecto o cliente, y usarlas para registrar las llamadas telefónicas, los acuerdos que se tomaron y las fechas importantes relativas a cada proyecto.
  • Echar mano de calendarios, ya sea impresos o en formato digital.
  • Conseguir un cuaderno y dedicar una página por día para apuntar las tareas o compromisos pendientes.
  • Designar un sobre (plástico o manila) exclusivo para facturas, recibos de dinero, etc.
  • Aprovechar las facilidades tecnológicas como los filtros de correo electrónico y las etiquetas, para destacar los correos importantes.
  • Apuntar las órdenes en notitas adhesivas mientras se ingresan al sistema.
  • Tener a mano una pizarra acrílica para tomar notas durante las llamadas telefónicas, enumerar los pendientes, o para apuntar las tareas requeridas para un proyecto.
  • Poner recordatorios en nuestro teléfono celular.
  • Manejar un archivo de excel para ingresar nuestra existencia de materiales o materia prima, y hacer rotación de inventarios (esto es aplicable a empresas caseras pequeñas, ya que las empresas medianas y grandes tienen su propio sistema de inventarios y rotación de los mismos).
  • Planear para lo inesperado. Trata de completar un trabajo uno o dos días antes de lo que espera el cliente. Así tendrás ventaja en caso de que la computadora se te dañe, se atrase la impresión de un reporte o cualquier otra eventualidad.
  • Confirmar las citas el día anterior, y planear el día lo mejor posible de acuerdo a éstas.
Espero que estas ideas te sirvan para organizarte mejor en el trabajo. Mañana hablaremos de cómo escoger entre calendarios, agendas y planificadores, ya sea impresos o digitales, y sus ventajas y desventajas. No te lo pierdas!

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Cómo Mantener El Orden En El Trabajo

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